(LA VERSION FRANÇAISE SUIT LA VERSION ANGLAISE)
June 7, 2010
EMPLOYMENT OPPORTUNITY
Board & Event Administrative Assistant
Permanent/ Part-time (28hrs/week)
| Please Copy and Distribute |
The Canadian Conference of the Arts (CCA) is seeking a dynamic Board & Event Administrative Assistant to join our executive team. The CCA is a not-for-profit, non partisan registered charity which acts as “the voice for the arts and cultural sector in Canada”. It is guided by an active Board of Governors elected by the organization’s membership. The National Director reports directly to the Board through its President and oversees a team of dedicated individuals, supplemented by various contract workers in different locations across the country.
As a member of the Secretariat, the Board & Event Administrative Assistant coordinates meetings for the National Director and the Board of Governors and its committees, and provides administrative services to the National Director, the Secretariat, the Board of Governors and its committees, as required. More specifically, the incumbent has the following responsibilities:
Responsibilities include:
- Perform administrative duties for the National Director and members of the Board of Governors (draft correspondence, agendas, minutes, actions items, organize travel and accommodation, etc.);
- Coordinate travel and accommodation arrangements for the National Director, secretariat and Board of Governors;
- Provide reception services (including answering the telephone & directing calls, responding to general information inquiries from the public, greeting & directing visitors, etc.);
- Plan and coordinate logistics for annual conferences, regional meetings, board meetings, awards ceremonies etc;
- Plan and organize meetings for the Awards Committee and the annual ceremony;
- Monitor governance issues through solid knowledge of by-laws and election processes ;
- Develop briefing books for each participant at every Board of Governors meeting and for the Annual General Meeting;
- Maintain and update the Board orientation manual;
- Coordinate the election of the Board of Governors by the membership;
- Organize and distribute information to Board and Committee members.
The ideal candidate will have:
· A minimum of 3 year’s experience in administration;
· Excellent communication skills, both oral and written in both official languages, and a proven capacity to write and edit in at least one;
· Highly developed organizational and event planning skills;
· High level of proficiency in computer software (Word, Excel, Outlook);
· Ability to juggle multiple priorities, while remaining detail oriented;
· Ability to assess workload, determine priorities and take initiative;
· Willingness to improve and develop skills;
· Ability to work effectively both alone and as part of a team;
This is a permanent, part-time position. We offer an enthusiastic, positive work environment, excellent benefits and a pay scale of $25,000 - $35,000.
For more information on the Canadian Conference of the Arts, please visit our website at www.ccarts.ca.
Qualified applicants should send a résumé, in confidence, along with a detailed statement outlining their interests and qualifications and a sample of work. We encourage applicants to send their documents by e-mail, in Microsoft Word format only. Please email documents to manon.charron@ccarts.ca.
Hard copy applications may be mailed to Manon Charron, Canadian Conference of the Arts, 406-130 Slater Street, Ottawa, ON K1P 6E2. We will not accept faxed applications. Applications must be received at the CCA office by 5:00 pm on Friday, June 25, 2010. Only those candidates selected for interviews will be contacted.
The Canadian Conference of the Arts is committed to employment equity and encourages applications from all qualified applicants.
7 juin 2010
OFFRE D’EMPLOI
Adjoint(e) Administratif(ve)
Permanent / temps partiel (28hrs/semaine)
| À COPIER ET DISTRIBUER |
La Conférence canadienne des arts (CCA) est à la recherche d’un Adjoint Administratif ou d’une Adjointe Administrative dynamique pour l’équipe de gestion. La CCA est un organisme de bienfaisance enregistré, sans but lucratif et non partisan, qui se veut « la voix du secteur des arts de la culture du Canada ». Nous sommes guidés par un conseil d’administration élu par les membres de l’organisme. Le directeur général relève directement du conseil d’administration par l’entremise de son président et surveille une équipe de professionnels dévoués, à laquelle s’ajoutent divers travailleurs contractuels de différents endroits du pays.
À titre de membre de l’équipe du Secrétariat de la Conférence canadienne des arts (CCA), l’Adjoint(e) Administratif(ve) est responsable de coordonner les réunions du directeur général et du conseil d’administration et de ses comités et d’assurer les services généraux d’accueil et de soutien administratif au directeur général, au Secrétariat, au conseil d’administration et à ses comités. Ces responsabilités comprennent notamment les fonctions suivantes:
Responsabilités
· Assurer des services d’accueil, par exemple : répondre au téléphone et transmettre les appels, répondre aux demandes de renseignements généraux venant du public, accueillir et orienter les visiteurs etc.;
· Fournir un soutien administratif au directeur général et aux membres du conseil (correspondance, ordres du jour, procès-verbaux, suivis, planification de voyage etc.);
· Planifier et coordonner la logistique pour les réunions du conseil d’administration, les forums régionaux, l’assemblée générale annuelle, la cérémonie annuelle de remise des prix, etc.
· Planifier et organiser les réunions du comité des prix et la cérémonie annuelle de remise des prix;
· Maintenir à jour les dossiers de gouvernance par une connaissance approfondie des règlements et du processus électoral;
· Préparer et expédier tout le matériel requis pour les réunions du conseil d’administration et l’Assemblée générale annuelle;
· Tenir à jour le manuel d’orientation pour les membres du conseil d’administration
· Assurer la coordination et le processus d’élection des nouveaux membres du conseil d’administration;
· Assurer la distribution de l’information aux divers comités, conseil d’administration et secrétariat.
Profil idéal :
· Au moins trois ans d’expérience en administration;
· Capacité de communiquer dans les deux langues officielles oralement et par écrit et capacité démontrée de rédiger et de corriger des textes dans au moins une;
· Habileté démontrée en planification et organisation d’événements;
· Solide compréhension des applications et des outils Web, (Word, Excel, Outlook);
· Capacité de travailler sur plusieurs dossiers de front et de respecter des échéanciers serrés tout en ayant le souci du détail;
· Capacité d’évaluer la tâche de travail, d’établir des priorités, de prendre des initiatives;
· Flexibilité et désir de s’améliorer
· Capacité de travailler seul(e) et en équipe.
Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel. Nous offrons un environnement de travail dynamique et positif, d’excellents avantages sociaux et une échelle de rémunération de 25 000 $ à 35 000 $.
Pour plus d’information sur la Conférence canadienne des arts, visitez notre site web à www.ccarts.ca.
Les candidat(e)s qui possèdent toutes les qualités requises sont prié(e)s d’envoyer leur c.v., à titre confidentiel, avec un énoncé détaillé de leurs intérêts et de leurs qualifications et un échantillon de leur travail. Nous vous encourageons à présenter des demandes électroniques, en Microsoft Word seulement. S.v.p. expédier à l’adresse courriel suivante : manon.charron@ccarts.ca.
On peut également postuler par la poste auprès de Manon Charron, Conférence canadienne des arts, 406-130, rue Slater, Ottawa (Ontario) K1P 5G4. Les demandes envoyées par télécopieur ne seront pas acceptées. Les demandes doivent parvenir au bureau de la CCA au plus tard à 17 h le vendredi 25 juin 2010. Seulement les candidat(e)s choisis pour les entrevues seront contacté(e)s.
Canadian Conference of the Arts / Conférence canadienne des arts
406 – 130, rue Slater Street
Ottawa Ontario K1P 6E2
Tel: (613) 238-3561
Fax / Télécopieur: (613) 238-4849
info@ccarts.ca | www.ccarts.ca
The Canadian Conference of the Arts (CCA) is the national forum for the arts and cultural community in Canada. It provides research, analysis and consultations on public policies affecting the arts and the Canadian cultural institutions and industries. The CCA fosters informed public debate on policy issues and seeks to advance the cultural rights of Canadians.
La Conférence canadienne des arts (CCA) est le forum national de la communauté artistique et culturelle au Canada. Elle effectue des recherches, produit des analyses et fournit des expertises sur les politiques publiques concernant les arts, les institutions et les industries culturelles canadiennes. La CCA favorise et éclaire le débat public entourant les enjeux politiques et travaille à la promotion des droits des Canadiens en matière de culture
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